Bei Microsoft Outlook sollte in der Anwendung darauf geachtet werden, dass alle Kontakte zentral gespeichert werden und auch dort verwaltet werden. Es ist zu vermeiden, dass unkontrolliert eine Vielzahl von persönlichen Ordnern entsteht, die erheblich schwerer zu kontrollieren sind. In den persönlichen Ordner am Arbeitsplatz sollten nur private Kontakte, die unbedingt für berufliche Zwecke benützt werden gespeichert werden. Andere private persönliche Daten haben auf den Rechnern nichts zu suchen.
Außerdem sollten bei der Erstellung von persönlichen Kontaktformularen darauf geachtet werden, dass bei den Kontakten möglichst keine sensiblen persönliche Daten gespeichert werden, wie z. B. Zahlungsmoral, Verhalten usw.
Da die Daten in Outlook nicht anonymisiert werden können ist hier besonders darauf zu achten ob beim Speichern dieser Daten der Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung eingehalten wurde. Nicht jeder Kontakt muss auch wirklich gespeichert werden.
Damit man Daten nicht unnötig lang speichert, sollte man in
den Outlook-Kontakten ein Feld mit dem Erfassungsdatum einfügen.
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