Konflikte zwischen Datenschutz und E-Mail Archivierung vermeiden

Das Thema E-Mail-Archivierung ist inzwischen bei den Unternehmen in Deutschland angekommen. Lange Zeit als lästige Pflicht eher vernachlässigt, herrscht nunmehr folgende Einstellung vor. Es handelt sich um eine rechtliche Notwendigkeit, die gleichzeitig das Potenzial für große wirtschaftliche und technische Vorteile bietet. Doch bei wachsendem Interesse  für das Thema werden auch eine Reihe von Probleme und Stolperfallen, besonders irr juristischen Bereich, offensichtlich.

Das Erfüllen der Aufbewahrungspflichten von E-Mails gemäß entsprechender rechtlicher Vorgaben, ist zumindest nicht ohne eine gewisse Sorgfalt und Planung herzustellen, wenn man nicht gleichzeitig mit anderen Vorschriften in Konflikt geraten will.

Private Nutzung von E-Mails untersagen

In Anbetracht der Masse der täglichen empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails beinahe unmöglich. Um Vollständigkeit zu gewährleisten werden daher häufig schlicht alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang auf dem E-Mail-Server archiviert. So wird gleichzeitig möglichen Manipulationen vorgebaut, da einzelne Mitarbeiter die digitale Post vor der Archivierung weder verändern noch löschen können. Jedoch kann dies ein Unternehmen in schwere Konflikte mit den gültigen Datenschutzrichtlinien bringen. Ist den Mitarbeitern beispielsweise die private E-Mail-Nutzung gestattet, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Telekommunikationsgesetz. Zur Lösung dieses Konfliktes kann die private E-Mail-Nutzung untersagt oder die ausschließliche Nutzung externer Dienste ( über Webmailer wie Google Mail oder GMX ) vorgeschrieben werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, muss diese Anweisung schriftlich fixiert, kontrolliert und durchgesetzt werden.

Alternative Betriebsvereinbarung

Bisweilen wird die Auffassung vertreten, dass die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts und E-Mail-Archivierung dann nicht in einem Konflikt stehen, wenn die Mitarbeiter – gegeben falls mittels einer Betriebsvereinbarung durch den Betriebsrat – der Archivierung explizit zugestimmt haben. Allgemein betrachtet ist dies auch zutreffend, im Detail jedoch kompliziert. Denn problematisch hierbei ist, dass der Mitarbeiter auf diese Weise nur seine eigenen durch das Fernmeldegeheimnis geschützten Rechte abtreten kann. Die gilt allerdings nicht für den externen Kommunikationspartner, dessen Nachricht für ihn unwissentlich mit gesichert wird.  Dies ist ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht.

Aus diesem Grunde sollte die private Nutzung des E-Mail-Accounts verboten werden.

Rechtsichere E-Mail-Archivierung mit einem zertifizierten MailStore Server

Der Einsatz von MailStore Server ermöglicht jedem Unternehmen das Erfüllen der Aufbewahrungspflicht von E-Mails gemäß entsprechender rechtlicher Vorgaben. Der in Deutschland entwickelte E-MailStore Server ist eine tausendfach eingesetzte Anwendung.