Gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz im Autohaus

Gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz im Autohaus

Ein Kfz-Betrieb schreibt seine Stammkunden an, um sie auf sein aktuelles Angebot zum Frühjahrscheck hinzuweisen. Doch der Schuss geht böse nach hinten los: Denn als Absender taucht nicht etwa das eigene Unternehmen auf, sondern ausgerechnet der Konkurrent aus der Nachbarschaft. Unvorstellbar? – Keineswegs! Einem Händler ist so etwas schon einmal passiert, weil ein Dienstleister versehentlich die Datensätze vertauscht hatte.

Auch wenn das Beispiel ein Extremfall ist, belegt es anschaulich, wie wichtig es für Betriebe ist, sensibel mit ihren Kundendaten umzugehen. Seit dem vergangenen Herbst hat das Thema zusätzlich juristische Brisanz erhalten. Das zum 1. September 2009 überarbeitete Bundesdatenschutzgesetz, das Verbraucher vor unerwünschter Werbung schützen soll, beinhaltet nämlich einige Fallstricke.

Die wesentlichen Gesetzesänderungen: Ohne explizite Zustimmung dürfen Betriebe persönliche Daten ihrer Kunden, die sie nach dem 1. September 2009 erhoben haben, nur noch für den Zweck verwenden, für den sie von Anfang an bestimmt waren. Wer dagegen verstößt, riskiert eine Abmahnung durch einen Wettbewerber oder einen autorisierten Verband. 

Unerlaubte Telefonwerbung bei Verbrauchern kann sogar ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro zur Folge haben.

Einverständnis des Kunden erforderlich

In der Autohauspraxis heißt das: Wenn ein Händler eine E-Mail, ein Fax, eine SMS oder einen Brief an seine Kunden verschickt, mit dem er beispielsweise seine Serviceangebote bewirbt, braucht er dafür das Einverständnis des Kunden. Aber das Datenschutzgesetz wirkt sich nicht nur auf Marketingaktionen aus. Auch bei Zufriedenheitsabfragen gilt: Der Kunde muss zuvor zugestimmt haben.

Die Zustimmung darf übrigens nicht direkt an einen Kauf- oder Werkstattvertrag gebunden sein, sondern der Betrieb muss sie sich separat einholen. Ob schriftlich oder mündlich, legt das Gesetz nicht fest – im Sinne der gerichtlichen Verwertbarkeit bietet sich aber eine schriftliche Einverständniserklärung an.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Kfz-Betriebe Kundendaten an Dritte weitergeben, also an den Hersteller oder an Callcenter. Das Gesetz unterscheidet zwei Arten der Zusammenarbeit: Bei der sogenannten Auftragsdatenverarbeitung fungiert das Callcenter gewissermaßen als verlängerter Arm des Autohauses; die Entscheidungsbefugnisse über die Kundendaten bleiben beim Händler.

Haftung für Dienstleister

Heikler ist die Funktionsübertragung, bei der das Callcenter die Kundendaten auf seinem Server speichert. Hierzu heißt es im überarbeiteten Datenschutzgesetz: „Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren.“ Das Autohaus sollte sich von seinen externen Dienstleistern also unbedingt vertraglich bestätigen lassen, dass sie sämtliche Datenschutzbestimmungen einhalten.

„Momentan ist es am wichtigsten, dass die Geschäftsführer, Service- oder Verkaufsleiter die Personen, die die Einverständniserklärung einholen, sensibilisieren“, erklärt Markus Riewe, Geschäftsführer des Straubinger Callcenters Car Call, das ausschließlich im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung arbeitet.

Um juristisch ganz auf Nummer sicher zu gehen, könnte ein Betrieb prinzipiell davon ausgehen, dass seine Kunden mit einer Weitergabe der Daten nicht einverstanden sind. Aber dann vergibt er gleichzeitig viele Chancen, sagt Riese: „Der Kunde wird damit faktisch zur Karteileiche. Der Betrieb kann ihn nicht mehr auf den Ablauf des Leasingvertrags hinweisen, ihm keine TÜV-Erinnerung schicken und ihn nicht zu einer Veranstaltung einladen.“ Ohnehin sei die Unterschrift des Kunden unter der Einverständniserklärung in den meisten Fällen reine Formsache. Gute 85 Prozent gäben ihre Daten frei. Und die Quote lasse sich mit einer geschickten Gesprächsführung sicher noch steigern.

Es hapert bei der Umsetzung

Problematisch gestaltet sich hingegen die praktische Umsetzung der neuen Datenschutzbestimmungen im Tagesgeschäft. Vor allem sehen noch längst nicht alle EDV-Programme entsprechende Felder vor. Für eine korrekte Bearbeitung ist es aber zwingend notwendig, dass die Dealer-Management-Systeme die Daten auch selektieren können. Ist das nicht der Fall, sendet der Händler auch die Adressen von Kunden an den Hersteller, die mit einer Weitergabe ihrer Daten nicht einverstanden sind.

Fest steht: Das novellierte Datenschutzgesetz kostet den Handel Zeit und Mühe: Denn die Betriebe müssen nicht nur die Einverständniserklärung von Neu-, sondern auch die von Bestandskunden einholen – wenngleich der Gesetzgeber ihnen dafür eine Übergangsfrist bis zum 31. August 2012 eingeräumt hat. Einige Callcenter bieten ihren Kunden übrigens an, die sogenannte Opt-in-Einverständniserklärung telefonisch und revisionssicher einzuholen.

Wettbewerbsbehörde verhängt Bußgelder

Wie brisant das Thema ist, zeigt die Tatsache, dass die Bundesnetzagentur inzwischen in neun Verfahren mehrere Bußgelder in einer Gesamthöhe von 500.000 Euro gegen Callcenter und deren Auftraggeber verhängt hat. „Wir setzen mit diesen Strafen ein deutliches Signal, dass wir Rechtsbruch nicht tolerieren“, sagt der Präsident der Wettbewerbsbehörde, Matthias Kurth.

Schon im Jahr 2009 habe es 28.000 Beschwerden wegen unerlaubter Telefonwerbung bei seiner Behörde gegeben. „Das nehmen wir sehr ernst und lassen keine Ausflüchte gelten“, betont er. Autohäuser seien bislang kaum betroffen, doch das könne sich schnell ändern.

Aber das neue Datenschutzgesetz muss für den Handel nicht nur negative Folgen haben. Car-Call-Geschäftsführer Markus Riewe sieht auch positive Auswirkungen: „Die Kunden werden offener für Gespräche mit ihrem Autohaus, weil sie nicht mehr mit sonstigen Werbeanrufen bombardiert werden.