Datenschutzbeauftrage und der betriebliche Datenschutz

Das Bundesdatenschutzgesetz verlangt sei Mai 2004 die Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Es regelt sehr genau die Voraussetzungen für seinen Einsatz. Doch viele Betriebe sind sich unsicher und beziehen die Vorschriften nicht auf sich. Umfragen haben ergeben, dass zwei Drittel der Handwerksbetriebe, die nach dem Gesetz dazu verpflichtet wären, von dem Gesetz noch nichts wussten oder die Anwendung des Gesetzes nicht auf sich beziehen. Eine solche Einstellung kann sehr riskant sein. Der Gesetzgeber droht bei Verstößen mit einem Bußgeld bis zu 250.000 €.

Dabei ist eine Überprüfung ob die Notwendigkeit gegeben sehr einfach. Das Gesetz sieht eine Bestellung dann vor, wenn in einem Betrieb mehr als vier Angestellte personenbezogenen Daten speichern und verarbeiten. Unter personenbezogene Daten versteht man das Speichern und Verwalten von Kundendaten aber auch von Fahrzeug- und Mitarbeiterdaten. Wer diese Daten mit mehr als vier Mitarbeitern verwaltet, verändert und speichert hat nach dem Gesetz einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Eine solche Tätigkeit trifft in den Betrieben für alle Unternehmensbereiche zu in den Daten verändert werden wie z.B. in der Auftragsannahme, der Werkstatt, dem Ersatzteillager und der Buchhaltung. Wenn also in diesen Bereichen über vier verantwortliche Mitarbeiter die Datensätze ändern ist ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter zu bestellen.

Die Position des Datenschutzbeauftragten kann extern aber auch intern besetzt werden. Aber nicht jeder kann diese Position besetzen. Der Gesetzgeber fordert von dem Beauftragten nachweisbare rechtliche, technische und organisatorische Kenntnisse. Er sollte das betriebliche EDV-System und die Organisationsstrukturen sehr gut kennen, außerdem sollte er mit dem Datenschutzgesetz vertraut sein. Wichtig ist auch dass der die Notwendigkeiten des Datenschutzes seinen Kollegen erklären und vermitteln kann.

Seine Aufgabe am Anfang seiner Tätigkeit ist die genaue Analyse an welchen Stellen der Betrieb mit den Vorschriften des Datenschutzes überhaupt konfrontiert ist. Dabei ist genau darauf zu achten wie diese Daten innerhalb des Systems gespeichert werden und wer, wann und wieso Zugriff auf diese Daten hat.

In der Analyse wird auch festgestellt ob bereits Arbeitsanweisungen über den Umgang mit personenbezogenen Daten existieren. Darunter versteht der Gesetzgeber alle Angaben über persönliche und sachliche Verhältnisse. Dazu gehören Daten wie Name und Anschrift, Geburtsdatum, Einkommen, Umsatz, Vertragsverhalten, Mahnverfahren und Beruf.

Gerade hier beginnt die Gratwanderung die Daten in schützenswert und nicht schützenswert einzuordnen und den notwendigen Zugang einzugrenzen.

Als Beispiel zeigt der Umgang mit den Gehaltsdaten eines Mechanikers wie der Datenschutzexperte vorgeht. So ist der Zugriff innerhalb des Unternehmens auf diese Daten natürlich nur einem kleinen eingeschränkten Personenkreis erlaubt, der Lohndaten bearbeitet und verarbeitet. So hat aber auch der Steuerberater der extern arbeitet Zugriff auf diese Daten. Dieses Beispiel zeigt wie kompliziert die Bewertung der Datenrelationen innerhalb des Betriebes ist. Auch das Geburtsdatum der Mitarbeiterin das für die Lohnabrechnung erfasst wurde, darf nach dem neuem Datenschutzgesetz natürlich nur für diese Zwecke verwendetet werden. So ist es nicht erlaubt dieses Datum ohne die ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeiterin auf der Homepage des Unternehmens zu veröffentlichen.

Diese und viele andere Anforderungen werden in den Arbeitsanweisungen festgeschrieben. Daraus ergibt sich ein wichtiger Teil der Arbeit des Datenschutzbeauftragten, die Information der Kollegen über die erstellten Anweisungen. Die Aufgaben des Datenschutzexperten sind im Unternehmen so klar definiert. Er soll auf die Einhaltung des Gesetzes und der daraus resultierenden betrieblichen Vorschriften hinwirken. Die Gesamtverantwortung trägt aber immer die Geschäftsleitung. Aus diesem Grunde darf ein Datenschutzbeauftragter nie der Geschäftsleitung angehören.

Bei der Umsetzung der betrieblichen Anweisungen wird er aber besonders zur Verantwortung gezogen.

Wobei er nach der Sensibilisierung der Mitarbeiter feststellt, dass viele Dinge bereits durch den gesunden Menschenverstand im Betrieb geregelt sind. So wird kein Mitarbeiter wissentlich Gehaltsangaben an andere Betriebe oder die Kundenhistorie an Mitbewerber weiterreichen.

Insgesamt wird sich der Einsatz eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten trotz höherer Kosten positiv auswirken. Ist ein Unternehmen erst einmal gezwungen, konkrete Arbeitsanweisungen zu formulieren, dann hat das durchaus Vorteile. So wird der Betrieb besser organisiert und viele innerbetriebliche Abläufe werden optimiert. Die erstellte Datenschutzfibel ist von allen Mitarbeitern einsehbar, bestehende Unklarheiten und Unsicherheiten sind so beseitigt.

Letztendlich ist ein funktionierender Datenschutz auch ein Wettbewerbsvorteil für den jeweiligen Betrieb. Immer mehr Kunden informieren sich über die Beachtung ihrer Persönlichkeitsrechte. Somit bindet die Investition in den Datenschutz auch Kunden. Ein Ergebnis das den Aufwand durchaus wert ist.