Damit man zum Stichtag alle Bedingungen der neuen
Datenschutzverordnung erfüllt sollte man folgende Schritte unternehmen:
Feststellung des IST-Zustandes
- · Mann beginnt mit der Prüfung des vorhandenen Zustandes.
- · Welches Niveau wurde bisher erreicht?
- · Welche Dinge existieren bereits?
- · Gibt es eine Dokumentation?
- · Wurden Verfahrensverzeichnisse erstellt?
- · Gibt es Verfahrensübersichten?
- · Welche technischen Maßnahmen wurden getroffen?
- · Wie sind die Zugriffe auf vorhandene Daten geregelt?
Schon während dieser Überprüfung lässt sich meist ein
schlüssiges Handlungskonzept für das weitere Vorgehen erstellen. Mit Fragebögen
die jeweils für das einzelne Unternehmen erstellt werden, lassen sich alle
Unternehmensbereiche exakt durchleuchten. Daraus kann man erkennen an welchen
Stellen Lücken vorhanden sind und wie man sie am besten schließen kann. Wichtig
in diesem Zusammenhang ist auch, dass man die Verantwortlichen in den
jeweiligen Bereichen bestimmt. Sie sind die Anlaufstellen für den
Datenschutzbeauftragten.
Prüfung der aktuellen Situation
Hat man Lücken festgestellt so ist es wichtig, dass diese
umgehend geschlossen werden. Der Gesetzgeber verlangt keinesfalls die sofortige
Behebung, sondern vielmehr das zeitnahe Schließen dieser Lücken. Mit einem
Zeitplan kann man bestimmte Schwerpunkte setzen. Wichtig ist die genaue
Dokumentation der einzelnen Prozesse und Regelungen. Die neue DS-GVO schreibt vor, dass dies bis
zum 25. Mai 2018 zu erfolgen hat. Daraus ergibt sich, dass man den erreichten
Stand zum Stichtag vergleicht.
Einem besonderen Augenmerk sollte man auf den
Erlaubnistatbestand und die geforderte Informationspflicht legen. Die Prüfung
dieser Grundlagen erstreckt sich auch auf den Auftritt des Unternehmens im
Netz. Das neue Gesetz legt besonderen Wert auf eine verständliche Datenschutzerklärung
und dort vor allem auf das „Recht des Vergessen werden“. Auch ist die Weitergabe von Daten ein
wichtiger Bestandteil des Kontrollrechts durch den Gesetzgeber.
Erstellen eines Maßnahmenkatalogs
In den Maßnahmenkatalog fließen die rechtlichen Bewertungen
des Ist-Zustandes und die neuen gesetzlichen Vorgaben zum 25. Mai 2018 ein. Er
unterbreitet allgemeine und spezielle Vorschläge für alle Ebenen und
Abteilungen. Dazu eignen sich spezielle Checklisten zu Abarbeitung der
getroffenen Entscheidungen. Mit dieser Prioritätenliste wird die zeitliche
Reihenfolge festgelegt. Wichtig ist für alle am Prozess beteiligten die
Feststellung von anerkannten Leitlinien.
Schulung
Der konkrete Datenschutz im Unternehmen ist nur dann
gewährleistet wenn alle Mitarbeiter auch Verständnis dafür aufbringen.
Verstehen kann man diese Aufgaben nur, wenn man Einsicht gewinnt und Einsicht
erzielt man nur durch ständige Schulung.
Aus diesem Grund ist die Erstellung eines Schulungsplanes
zum Maßnahmenkatalog äußerst wichtig. Für die Ausbildung der Mitarbeit sollte
man immer Zeit und Geld investieren. Es macht sich schnell bezahlt.
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