So löschen Sie Datenträger richtig!

Egal, ob es sich um personenbezogene Daten oder andere schutzwürdige Informationen des Unternehmens handelt, bitte tragen Sie dazu bei, dass diese nicht in die Hände Unberechtigter geraten. Denn ein entsprechender Datenschutzverstoß kann ein erhebliches Bußgeld nach sich ziehen. Aber auch das Image unseres Unternehmens kann erheblich darunter leiden.

 Bitte beachten Sie daher die folgenden Tipps:

Löschen und Formatieren reichen nicht aus

Wenn Sie einen Datenträger (z. B. eine Festplatte, einen USB-Stick oder eine Speicherkarte) einfach nur löschen oder formatieren, sind die Daten nur auf den ersten Blick nicht mehr vorhanden. Es wird quasi nur das „Inhaltsverzeichnis“ entfernt, die Daten an sich bleiben jedoch unberührt. Dass das keine sichere Datenlöschung sein kann, erkennen Sie, wenn Sie den Vergleich zu einem Buch ziehen. Fehlt das Inhaltsverzeichnis, sind dennoch alle Informationen weiter verfügbar. Gehen Sie daher besser auf Nummer sicher und lassen Sie durch eine Software die Daten mit Nullen und Einsen überschreiben.

Bei besonders schutzwürdigen Daten mehrfach überschreiben

Früher ging man davon aus, dass Daten erst dann sicher gelöscht sind, wenn diese mindestens siebenfach mit einem zufälligen Muster aus Nullen und Einsen überschrieben werden. Doch je größer das Speichermedium ist und je mehr Überschreibvorgänge durchgeführt werden, desto länger dauert das Ganze. Wissenschaftliche Untersuchungen haben gezeigt, dass es in der Regel ausreichend ist, wenn Datenträger einmalig mit Nullen und Einsen überschrieben werden.

Bei manchen Daten sollten Sie jedoch auf Nummer sicher gehen. Befinden sich auf dem Datenträger etwa besonders sensible und schadensträchtige Informationen (insbesondere Daten im Sinne von § 3 Abs. 9 oder § 42a BDSG wie etwa Gesundheitsdaten, Daten zu Bankkonten etc.), ist das mehrfache Überschreiben des Datenträgers als eine sicherere Variante vorzuziehen. Dabei reicht ein dreifaches Überschreiben in aller Regel aus. Bei der Auswahl geeigneter Löschsoftware stehen Ihnen die IT-Abteilung und der Datenschutzbeauftragte zur Verfügung.

Vorsicht beim Entsorgen defekter Speichermedien!

Es kann durchaus passieren, dass Sie an einen Datenträger geraten, der defekt zu sein scheint oder schon so veraltet ist, dass Sie diesen überhaupt nicht mehr anschließen und lesbar machen können. Das bedeutet allerdings nicht, dass niemand mehr diese Möglichkeit hat. Werfen Sie defekte oder veraltete Datenträger nicht einfach weg. Fragen Sie bei der IT-Abteilung oder beim Datenschutzbeauftragten nach, wie damit umgegangen werden soll. Einen Weg zur sicheren Datenlöschung gibt es immer. So können defekte Festplatten beispielsweise durchbohrt oder beim Dienstleister mittels eines so genannten Degaussers entmagnetisiert und für immer unlesbar gemacht werden.

Denken Sie auch an moderne Speichermedien

Nicht nur Festplatten, Disketten und Datenbänder können schützenswerte Informationen enthalten und sollten sicher gelöscht werden. Denken Sie auch an moderne Speichermedien wie Speicherkarten für Digitalkamera und Smartphone, CD-ROMs oder den USB-Stick. Auch hier können sich etwa Bilder zu Produktentwicklungen, Pläne oder sensible E-Mails befinden, die – wenn sie in falsche Hände geraten – einen erheblichen Schaden anrichten können.

Obacht bei Wartung und Reparatur

Auch wenn datenspeichernde Gerätschaften repariert werden müssen oder gewartet werden sollen, sollte das Thema Datenschutz nicht zu kurz kommen. Idealerweise werden Speicher, beispielsweise in Kopierern, gelöscht, bevor diese zur Reparatur gegeben werden. Noch besser ist es, wenn eine Reparatur vor Ort erfolgt und Sie so sehen, was der Techniker macht. Manchmal ist es auch sinnvoll, wenn etwa eine Festplatte ausgebaut wird und bei uns im Unternehmen verbleibt, so dass bei einer Reparatur außer Haus kein Datenschutzrisiko besteht. Sollten Sie sich unsicher sein, wie dabei vorzugehen ist, wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung.

Kaufen Sie datenschutzfreundlich ein

Daten sicher zu löschen ist heutzutage wichtiger denn je. Fast alle modernen Geräte, auch Kopierer und Faxgeräte, speichern unzählige Informationen. Achten Sie bereits bei der Beschaffung von datenspeichernden Gerätschaften darauf, wie Daten gelöscht werden können. Geben Sie Geräten den Vorzug, die Ihnen die Umsetzung dieser wichtigen Datenschutzanforderung auf einfache Weise ermöglichen. Fragen Sie im Zweifel den Hersteller, wie der Datenschutz gewährleistet werden kann.

Helfen Sie Kollegen auf die Sprünge

Sollten Sie einmal sehen, wie ein Kollege ein Speichermedium im Müll entsorgt, fragen Sie diesen ruhig, ob dieser Entsorgungsweg wohl der richtige ist. Schon ein kurzes Gespräch unter Kollegen kann dazu beitragen, dass Daten nicht in falsche Hände geraten. So lässt sich vermeiden, dass das Unternehmen in die Schlagzeilen gerät und sogar Arbeitsplätze auf dem Spiel stehen, vielleicht auch Ihrer. 

Fragen kostet nichts

Gehen Sie besser auf Nummer sicher, und fragen Sie nach, wenn Sie in Sachen Löschung von Daten unsicher sind. Sprechen Sie die IT-Abteilung oder mich, Ihren Datenschutzbeauftragten, darauf an. Gemeinsam mit Ihnen werden wir eine sichere Lösung finden.