Betriebliche Auswertung

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen ein auf den Unternehmensdaten der Finanzbuchhaltung aufbauendes Berichtswesen, das die Ertragslage eines Unternehmens und betriebswirtschaftliche Kennzahlen zum Inhalt hat.

Die BWA setzt die Buchführungspflicht eines Unternehmens voraus. Davon erfasst sind neben Kleinstunternehmen auch Händler und Handwerker. Sie haben die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, müssen über jeden Geschäftsvorfall Buchungsbelege ausstellen und diese nach Kontierung verbuchen. Dadurch werden die Geschäftsvorfälle vom Rechnungswesen erfasst. Die Auswertung der Daten des Rechnungswesens kann danach durch den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer eines Unternehmens mit einer Software (z. B. DATEV, Wolters Kluwer etc.) erfolgen, die die BWA im engeren Sinne darstellt.

Die Entwicklung der BWA ist auf das deutsche Dienstleistungsunternehmen DATEV zurückzuführen. Kurz nach Unternehmensgründung im Februar 1966 veröffentlichte die DATEV bei Einführung ihrer Datenverarbeitung im Februar 1969 mit ihrer „Standard-BWA Nr. 1“ die heute noch gebräuchliche und am häufigsten verwendete BWA-Version. Das System der BWA war von Beginn an als Reporting-System zur Beurteilung der Ertragslage von Unternehmen gedacht. Die DATEV bietet diese Dienstleistung nicht direkt an, sondern über Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Diese erhalten einen Zugang zum DATEV-Netz und können dort die Buchhaltung für ihre Mandanten abwickeln. Der Unternehmensberater Peter Knief setzte sich seit 1982^[1] in zahlreichen Büchern und Fachaufsätzen mit Teilaspekten der BWA auseinander. Knief stellt seit 2015 zur besseren Beratung des Mittelstands die individuellen BWA in den Vordergrund, hier insbesondere die BWA SLY sowie die BWA MINDESTANALYSE. Eine BWA TRANSPARENZ ermittelt ab 2017 rund 30 betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Damit werden über den Betriebsvergleich erste Möglichkeiten der Insolvenzprognose geschaffen.

Inzwischen hat die DATEV um die Standard-BWA herum eine Vielfalt von zusätzlichen Auswertungen geschaffen (Controllingreport, Kapitalflussrechnung, sowie branchenbezogene BWA für Ärzte, Steuerberater, Rechtsanwälte, Optiker, Kfz-Handel). Diese DATEV-BWA wurden von anderen Rechnungswesen-Anbietern übernommen. Heute steht die BWA als Software für das betriebliche Berichtswesen zur Verfügung.

Eine Buchführungspflicht ergibt sich aus dem Handels- (§ 238 HGB, § 242 HGB) und Steuerrecht (§ 140 AO, § 141 AO). Danach trifft die Buchführungspflicht alle Kaufleute und darüber hinaus auch gewerbliche Unternehmer und Land- und Forstwirte mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro jährlich. Eine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer BWA indes gibt es nicht. Der Unternehmer ist jedoch daran interessiert, über die Ertragslage und den Kapitalaufbau seines Unternehmens aktuell informiert zu sein, um hierauf Entscheidungen zwecks etwaiger Anpassung an eingetretene Datenänderungen aufzubauen. Da es bei kleinen und mittleren Unternehmen meist an Controlling-Auswertungen fehlt, sind die BWA häufig die einzigen vorhandenen monatlichen Steuerungsauswertungen.^[2] Außerdem können bestimmte Gläubiger ein Interesse daran haben, über die Unternehmenslage jederzeit informiert zu werden, so dass die BWA auch Publizitätswirkung entfalten kann.

Die einzel- und volkswirtschaftliche Bedeutung der BWA ist groß: Allein die DATEV und die steuerberatende Branche drucken monatlich über 2,5 Millionen solcher Auswertungen aus; auf deren Aussagekraft müssen sich Unternehmer, Finanzverwaltung und Banken verlassen. Dabei hängt die Aussagekraft der BWA stark vom Buchungsverhalten der Buchhalter ab. Werden unterjährige Abgrenzungen nicht vorgenommen, keine monatlichen Abschreibungen gebucht, Warenbestände nicht ermittelt oder nicht zeitnah erfasst, ist der Aussagewert gering. Außerdem ist die am häufigsten verwendete Standard-BWA 01 für viele Betriebsformen nicht geeignet, denn sie basiert auf dem Geschäftsmodell des Handelsbetriebs. Andere Betriebsformen werden hiermit nur unzureichend abgebildet. So können die Eigenheiten des wachsenden Geschäftssegments E-Commerce wenig berücksichtigt werden. Insbesondere sind dort die Internetkosten, die Kosten für die Website sowie die Kosten für die Retouren von besonderer Bedeutung, während Raumkosten eine untergeordnete Rolle spielen. Insbesondere in größeren Unternehmen und Konzernen erfolgt daher oftmals eine Zwischenberichterstattung durch Monats- oder Quartalsabschlüsse, die die gesetzlichen Regelungen für Jahresabschlüsse berücksichtigen und teilweise auch ein Testat durch den Wirtschaftsprüfer erhalten.