Warum E-Mail-Archivierung - Rechtsgrundlagen

Sieben Gründe kurz vorgestellt

1. Erfüllen Sie rechtliche Vorschriften und vermeiden Sie unnötige Kosten

Der Gesetzgebe hat der E-Mail praktisch die gleiche rechtliche Bedeutung zugeschrieben, wie sie Dokumente in Papier-form besitzen. Dies trifft auf alle Handels- und Geschäftsbriefe sowie auf alle Dokumente mit steuerrechtlich relevantem In-halt zu.

Die Notwendigkeit zur E-Mail-Archivierung ergibt sich aus den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und aus den Grundsätzen und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle relevanten E-Mails bis zu zehn Jahren lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar verhalten zu können. Zudem muss sichergestellt werden dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können.

Werden diese Archivierungspflichten nicht beachtet drohen empfindliche Strafen bis hin zur persönliche Haftung der Unternehmensleitung.

2. Steigern Sie Ihre Produktivität und Informationsverfügbarkeit

Viele Informationen wie Angebote, Ver-träge und Preisvereinbarungen liegen oftmals nur als E-Mail vor. Aus diesem Grund ist es für die Sicherheit und Produktivität einen Unternehmens entscheidend, dass diese Informationen zu jeder Zeit vollständig und schnell abgerufen werden können.

3. Für Sie zusammen was zusammen gehört

Oft verteilen sich die E-Mails in einem Unternehmen über zahlreiche Rechner, Softwaresysteme und Dateien. Dies er-schwert im Allgemeinen die Verwaltung, aber auch Nutzung der E-Mails durch die Mitarbeiter.

4. Verhindern Sie das Löschen von E-Mails durch Ihre Mitarbeitern

Mitarbeiter können für das Unternehmen wichtige E-Mails jederzeit löschen. Dies kann aus Versehen oder gezielt erfolgen. Nicht selten werden auch ganze Postfächer beim Verlassen des Unternehmens durch einen Mitarbeiter unwiederbringlich gelöscht.

5. Reduzieren Sie IT-Kosten und Auf-wand

Die Wartung überlasteter E-Mail-Server, die Veraltung von unsicheren PST-Dateien und die Durchführung von aufwändigen Datensicherungs- und Wiederherstellungsvorgängen kosten Zeit und Geld.

6. Schützen Sie sich vor Datenverlusten

Neben dem Löschen von E-Mais durch Mitarbeiter können diese auch durch technische Probleme oder Fehler verloren gehen. Dazu zählt zum Beispiel defekte PST-Dateien und unvollständige Datensicherung.

7. Schaffen Sie Postfachbegrenzungen ab

Nicht selten soll durch die Begrenzung  von Postfachgrößen die Überlastung des E-Mail-Servers reduziert werden. In der Praxis zwingt dies die Anwender jedoch zur zeitaufwändigen Verwaltung ihrer Postfächer und zum Löschen von E-Mails.

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